做外贸的人，最常用的工具应该是电子邮件了。那么，你知道如何高效处理你的邮件吗？外贸新手的你肯定会每天发送很多开发信，同样你也可能收到很多“开发信”。发出去的邮件石沉大海，你知道为什么吗？哪些是你的VIP重要客户，你记录了吗？你还浪费时间在毫无价值或者价值很小的客户身上吗？

下面，就说说如何高效率处理电子邮件并就邮件管理的一些小技巧分享下。

先说说如何分发询盘。在一个外贸公司，可能有很多业务员，但是只有一个总账号的邮箱可以收到客户询盘，这就涉及到了询盘的转发，上级给出的指示是半小时内要分发邮件。如果人工值守的话，就不用休息了而且浪费很多时间在人工筛选中。因此，我们可以创建规则。具体操作方法是工具，规则和通知，新建规则，从空白规则开始，然后一步步按照提示来办就好了。比如公司的业务员是按照区域划分的，每人负责几个地区或者几十个国家。那么就把这些国家添加到规则中，可以达到这些国家的询盘自动转发到相应业务员的邮箱中。

创建规则是outlook中最常用的一个功能，非常有用。我们可以利用这个功能划定VIP客户，内部邮件，等等。

好记性不如烂笔头！作为外贸人员，每日处理很多的电子邮件，客户回复信息错综复杂，开发信很多，垃圾广告也会有很多。因此，对于这些邮件，我们有必要进行一个简单的记录，并把它提到日程上来。

一般电子表格表头信息至少包含如下：

客户名称 客户来源 客户国家或地区 联系人 电子邮箱 电话 传真 MSN/SKYPE/ICQ等 兴趣产品 是否回复 何时回复 有何问题 客户等级（几颗星）

如果我们对发出去的信息作这么一个记录的话，就会非常清楚自己的业务进展情况，而不至于像个无头苍蝇，甚至有时非常忙，有时非常闲，有时重要客户遗忘了，甚至还在浪费时间在“非客户”上。一般而言，对于三星级以下的客户，我们可以适当减少联系，在节假日的时候发送一封问候信或许会不错。我们的重点应该放在有回复的客户，客户需求较明确或者自我感觉成交几率较大的客户上。每个公司都有一个明确的定位，你的目标客户应该很清楚，是高端还是低端，是主打价格还是品质？如果你的公司产品价格较高，质量较好，却浪费时间在一个只能接受目前价格五折的客户身上，这就是一种资源浪费。

外贸新手接到询盘往往就是第一时间急忙回复邮件，上午九点前十分繁忙。但是，由于系统群发的这一个功能，也许这封邮件的接收者不仅只有你一个，而客户查收此信件的时间或许是在北京时间的下午五六点。你发出去的邮件，只是去垫底而已。

这些天看到一些同行的开发信邮件居然发到公司邮箱，看到一些直接删除，并拉黑名单。这些邮件的主要特点是：文字五颜六色并且字体变幻，主题不明确或像广告，带有附件或者图片且排版超烂，没有明确的称呼，没有统一的电子邮件签名。我看一封邮件的时间不会超过30秒，有必要的会做标记并稍候细读。我想老外也大体会做此处理的。

以上这些是今天处理邮件的一些心得，以后有机会将分享几份同行“开发信”。